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XXX集團的安全文檔管理中心
XXXXXX實業(yè)集團股份有限公司是全國乳品行業(yè)龍頭企業(yè)之一，是國家520家重點工業(yè)企業(yè)和國家八部委首批確定的全國151家農業(yè)產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè)之一，是北京2008年奧運會唯一一家乳制品贊助商，也是中國有史以來第一個贊助奧運會的中國食品品牌。XXX集團下設液態(tài)奶、冷飲、奶粉、酸奶和原奶五大事業(yè)部，所屬企業(yè)130多個，生產(chǎn)的具有清真特色的“XXX”牌雪糕、冰淇淋、奶粉、奶茶粉、無菌奶、酸奶、奶酪等1000多個品種通過了國家綠色食品發(fā)展中心的綠色食品認證。XXX雪糕、冰淇淋連續(xù)十一年產(chǎn)銷量居全國第一，XXX超高溫滅菌奶連續(xù)八年產(chǎn)銷量居全國第一，XXX奶粉、奶茶粉產(chǎn)銷量2005年躍居全國第一位。隨著企業(yè)規(guī)模以及設計項目的積累，多媒體音視頻文件、3D視圖文件以及辦公文檔等數(shù)據(jù)資料也越來越多，不僅僅加重了管理員的工作量，也增加了管理的難度，而各部門在使用時也是出現(xiàn)資料素材難找、個人辦公文檔丟失、項目協(xié)同效率低、操作繁瑣、機密文件泄密等問題。針對這些現(xiàn)象，XXX集團決定加大對信息化建設的投入，希望能夠解決數(shù)據(jù)安全隱患和共享管理問題。
面臨挑戰(zhàn)
目前面臨的主要問題下：
1、 XXX集團總部各部門及其全國各下屬分部的員工的重要辦公文檔主要散布在個人電腦中，難以集中管控與利用，造成信息資源無法流通與分享，難以給集團帶來價值。
2、 因為重要文檔的分散，文檔丟失時有發(fā)生，集中備份難以實現(xiàn)，導致數(shù)據(jù)安全難以保障，經(jīng)常出現(xiàn)文檔重寫，甚至由此引發(fā)項目滯后等現(xiàn)象。
3、 大量的資料與資料難以共享，導致各個部門均需要無法有效協(xié)作，或是出現(xiàn)多人做同一事情，或者被協(xié)作的傳輸和等待的時間所限制，造成工作效率低下。
4、 文檔數(shù)據(jù)承載著企業(yè)的知識財富，如何有效分享，如何快速搜索到所需文檔，讓員工都能快速學習與成長也成為當務之急。
5、 文檔數(shù)據(jù)同樣承載著集團機密或者敏感信息，面對大量的數(shù)據(jù)增長的現(xiàn)狀，如何做好文檔防泄密工作，避免因為人為失誤、誤操作導致的數(shù)據(jù)的泄漏或被競爭對手獲取等危險情況的發(fā)生。
解決方案
針對XXX集團的問題，提出了構建安全文檔管理中心方案，采用的是EISOO AnyShare Family系列——AnyShare文檔柜，此方案為XXX集團構建一個安全的文檔管理中心，針對XXX集團對分散的辦公類文檔集中共享管理需求，一方面可以通過更好的管理輕松實現(xiàn)內部文件統(tǒng)一訪問、共享與交互協(xié)作，全面的安全管理，從系統(tǒng)、存儲、訪問、內容各個方面提供全面的保障，另一方面可以通過強大全文檢索功能安全快捷的搜索到所需要的文檔，加快知識共享與學習，提升文檔的業(yè)務價值。
其解決方案拓撲圖如下：
客戶價值
· 全文件生命周期管理
AnyShare的信息管理模型是采用FLM全文件生命周期管理方式，全面關注文件在生命周期里的整體性與連續(xù)性，徹底解決了XXX集團的文檔管理難的現(xiàn)狀，為XXX集團提高全面的文檔管理服務。
· 更安全的共享
AnyShare一體化設備是采用全冗余設計，有效地保障了存儲系統(tǒng)安全，以更細粒度的權限訪問，防止未經(jīng)授權的訪問，杜絕信息外泄，確保了數(shù)據(jù)的安全。
· 更簡易的共享
用戶可以對桌面文檔進行拖拽發(fā)布、快速查找訪問、右鍵歸檔等操作，且一切操作均基于虛擬盤，符合日常使用習慣，操作簡單快捷，加上基于企業(yè)內部用戶權限范圍的全文檢索，能夠瞬間定位所需文檔，安全輕松。
效益分析
1、 資源共享
搭建統(tǒng)一的文檔管理平臺，實現(xiàn)資源的共享與統(tǒng)一管理，有效的解決了信息孤島的問題，加強各部門的信息傳遞與協(xié)作，為企業(yè)提供高效、全面的文檔管理服務。
2、 安全可靠應用
更加細粒度的權限分類，配合加密、分級權限等技術，有效地防止了非法訪問，也簡化了管理員的操作，使訪問更有效，數(shù)據(jù)更安全。
3、 操作快捷方便
海量的素材與設計類文檔，往往查找費時，嚴重影響工作效率。AnyShare優(yōu)化了很多關鍵字搜索，且是支持元數(shù)據(jù)檢索的全文檢索，能夠更加快速、準確地查找并定位到所需文檔。所有的訪問共享都是在本地虛擬盤上進行的，符合用戶的使用習慣，方便知識信息的使用與分享。
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